Hoe gaat Studium Generale TU/e om met uw persoonsgegevens?
1. Inleiding
In deze privacyverklaring voorzien wij u van informatie met betrekking tot de verzameling van uw persoonsgegevens door Studium Generale TU/e in het kader van activiteiten en events georganiseerd door Studium Generale (registratie, aanwezigheid en evaluatie).
Wij hebben getracht om u van alle informatie te voorzien op een heldere en leesbare manier. Als u vragen heeft over ons gebruik van uw persoonsgegevens na het lezen van deze privacyverklaring dan is het mogelijk om contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onder aan de privacyverklaring staan.
Deze privacyverklaring is van toepassing sinds 13 September 2022. De laatste veranderingen aan deze privacyverklaring zijn gemaakt op 20 Oktober 2022.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Studium Generale TU/e is voor de verwerkingen die in dit privacyverklaring aan de orde komen de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit houdt in dat Studium Generale TU/e verantwoordelijk is voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Indien u zich aanmeldt of registreert voor een activiteit/event georganiseerd door Studium Generale TU/e, en een activiteit/event van Studium Generale bijwoont, verwerken wij persoonsgegevens van u. Het gaat hierbij om de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Emailadres
- Studiefase en faculteit (alleen van toepassing voor studenten)
- Betaalgegevens (alleen van toepassing bij betaalde evenementen)
- Event of activiteit waarvoor u zich heeft aangemeld/ingeschreven
4. Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?
Studium Generale TU/e verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerkt:
- Aanmelden en registreren voor een evenement van Studium Generale
- Aanwezigheidsregistratie
- Evalueren van evenementen waar u aan heeft deelgenomen
- Verzenden van evaluaties, vragenlijsten, nieuwsbrieven (indien u zich hiervoor heeft aangemeld) en onderhouden van communicatie betreffende evenementen van Studium Generale
- Verwerken van betalingen.
5. Wat is de grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens?
Om uw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van de Studium Generale TU/e is dat voor wat betreft de hierboven genoemde doeleinden is op grond van toestemming, op basis van een overeenkomst, of op basis van gerechtvaardigd belang.
6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
6.1 Toegang tot uw persoonsgegevens binnen Studium Generale TU/e
Alleen werknemers die betrokken zijn bij de organisatie en betalingen binnen Studium Generale hebben toegang tot uw persoonlijke gegevens, maar alleen voor zover noodzakelijk om hun respectievelijke taken te vervullen. Verder kunnen bepaalde gegevens van u gedeeld worden met relevante afdelingen, bijvoorbeeld uw aanwezigheid voor studiegerelateerde doeleinden, maar alleen indien deze gegevens noodzakelijk zijn om hun taken te vervullen. Er worden dan ook alleen de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken.
6.2 Toegang tot uw persoonsgegevens door derde partijen
De volgende categorieën derde partijen hebben toegang tot of verkrijgen uw persoonsgegevens, waar dat relevant is voor de voorzieningen en diensten van deze partijen jegens Studium Generale TU/e:
- Buckaroo voor de verwerking van online betalingen
- Cre8ionlab voor beheer website
- Your Next Concepts (Academy Attendance) voor aanwezigheidsregistratie USE
Buckaroo, Cre8ionlab en Your Next Concepts zijn verwerkers voor Studium Generale TU/e. Met deze partijen hebben wij contractuele afspraken waarin de bescherming van uw gegevens worden geborgd zoals in de AVG staat vermeld.
Wij delen de gegevens die wij verwerken niet met andere derde partijen, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is.
7. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn en worden verwijderd wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere grondslag is om uw gegevens rechtmatig te verwerken. In de praktijk betekent dit dat uw gegevens niet langer dan 12 maanden worden bewaard of na 12 maanden worden geanonimiseerd. Een uitzondering betreft de persoonsgegevens die nodig zijn voor het ontvangen van de nieuwsbrief, indien u zich daarvoor heeft aangemeld (i.e. naam en e-mail adres): deze gegevens worden bewaard totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief.
8. Worden mijn gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) verwerkt?
Studium Generale TU/e verwerkt geen gegevens van u buiten de EER. Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EER opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.
9. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd ter bescherming van de persoonsgegevens tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging van de gegevens, onbedoelde schade, verlies, wijziging en ongeautoriseerde openbaring of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet gelimiteerd tot niet noodzakelijke verzameling van gegevens) of verdere verwerking. Deze passende technische en organisatorische maatregelen houden in dat er strikte autorisaties zijn ingericht zodat alleen de personen die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken en in lijn met doeleinden zoals omschreven onder punt 4. Daarnaast dragen wij er zorg voor dat gegevens op een beveiligde omgeving zijn opgeslagen, er beveiligingsmaatregelen zijn om toegang tot deze gegevens te verkrijgen, en worden deze gegevens niet langer dan noodzakelijk opgeslagen.
10. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?
U hebt het recht op inzage van een overzicht van uw persoonsgegevens en, onder bepaalde voorwaarden, rectificatie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daar komt bij dat u in bepaalde gevallen ook het recht heeft op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op bezwaar tegen de verwerking en het recht op dataportabiliteit.
Om uw recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of dataportabiliteit in te roepen, neemt u dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Let wel, wij kunnen additionele informatie vragen ter verificatie van uw identiteit bij het inroepen van deze rechten.
Als u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Let wel, het intrekken van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. U kunt contact met ons opnemen hierover via studium.generale@tue.nl.
11. Met wie kunt u contact opnemen mbt privacy vragen?
Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kunt u ons dat laten weten via privacy@tue.nl.
Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, bijvoorbeeld als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet met zorg verwerken, of omdat uw verzoek tot inzage of rectificatie niet tijdig is beantwoord kunt u via functionarisgegevensbescherming@tue.nl een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming (hierna FG). De FG is de schakel tussen de Studium Generale TU/e, en de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG handelt onafhankelijk en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.